7 vještina potrebnih organizatorima/icama događaja u svijetu koronavirusa

Piše: Marijana Ušanović

Uz laste i visibabe, prvi vjesnici proljeća su posljednjih godina bile svakako i najave održavanja mnogobrojnih događaja – javnih okupljanja kao što su konferencije, seminari, korporativni događaji, izložbe, promocije, sajmovi, otvorenja, edukacije, te umjetničke ili muzičke izvedbe, i mnogi drugi formati događaja. Međutim, već skoro godinu dana, od proljeća 2020. godine, umjesto da se nalazimo u jeku svih tih događaja, proljeće 2021. godine dočekujemo većinom u svojim domovima, pridržavajući se socijalne distance na javnim prostorima, planirajući svoje prisustvo na nekim od virtuelnih događaja ili birajući prikladnu masku za prisustvo na tzv. hibridnim događajima (skrolajte tekst za više informacija, ili jednostavno nastavite čitati). Jer, “nekako s proljeća”, već smo naučeni/e da se prilagodimo “novom normalnom” – svijetu koronavirusa.

I, ko ili šta je zaista ovdje pravi vjesnik proljeća? Laste i visibabe, svakako.

Organizatorima/icama događaja nisu nepoznate promjene i krize koje se dešavaju u neočekivanim i, kako to obično biva, poslednjim trenucima. Uglavnom je riječ o situacijama tehničke prirode – kada zvučnici nisu dobro prikopčani ili jednostavno otkažu s radom, kada Wi-Fi nije dovoljne jačine, ili kada dođe više posjetitelja/ica nego što je planirano, pa se dešavaju i kašnjenja početka događaja. Dobro, više posjetitelja/ica od očekivanih je san svakog/e organizatora/ice događaja, ali možemo sanjati? No, sve su to blijedi i zanemarivi problemi u poređenju sa globalnim izazovom kao što je koronavirus, koji je pomjerio granice, donio bezbroj neizvjesnosti i uzburkao funkcionisanje mnogih industrija, pa i zasebnu industriju/sektor čiji je primarni fokus organizacija događaja.

Međutim, organizatore/ice događaja širom svijeta nije zaustavila pandemija koronavirusa, naprotiv – podstakla je dodatnu kreativnost i inovativnost u osmišljavanju, planiranju i organizaciji događaja. Svjesni/e smo da postoji mnogo nedoumica i neizvjesnosti oko koronavirusa i načina kako pristupiti organizaciji događaja kako bi se osiguralo dobro zdravlje i opšte stanje posjetitelja/ica vaših događaja. Većina ljudi prisustvovat će samo događajima koji su za njih istinska vrijednost i koji pružaju iskustveni osjećaj. Postavlja se onda pitanje – posjedujemo li neophodne vještine i tehničko znanje koje je potrebno da se prilagodimo novonastaloj situaciji i pružimo nezaboravna iskustva našim posjetiteljima/icama?

Ako planirate organizovati događaj u narednom periodu, provjerite da li i vi posjedujete ovih 7 vještina koje su potrebne svakom organizatoru/ici događaja u svijetu koronavirusa.

1 – Snalažljivost u moru informacija o aktuelnim epidemiološkim mjerama

Odlučili/e ste se organizovati događaj i to ne virtuelni, nego u realnim okvirima. Prvi korak koji je potrebno poduzeti jeste detaljno istraživanje i prikupljanje relevantnih informacija u zavisnosti od lokacije na kojoj planirate održavanje događaja. S obzirom na to da se epidemiološke mjere mjenjaju relativno često u skladu s procjenama stanja na terenu – mjera koja važi danas, ne mora značiti da će važiti i sutra, a mjere koje važe u jednom kantonu (kada govorimo o kompleksnom uređenju Bosne i Hercegovine), ne mora značiti da će važiti i u drugom – bitno je da vaš izvor informacija o aktuelnim epidemiološkim mjerama budu zvanični podaci koje objave nadležni organi i krizni štabovi. Kako bi se značajno umanjili svi veći rizici, od kojih je najveći rizik otkazivanje događaja, organizatori/ice događaja bi trebalo biti pripremljeni/e na sve moguće ishode tako što će kreirati plan događaja sa svim bitnim sigurnosnim detaljima, smjernicama za informisanje i djelovanje, navođenjem ključnih kontakt osoba za organizaciju događaja i predviđanjem rezervnih planova u slučajnu promjene epidemioloških mjera u posljednjem trenutku. Dobra vijest je da uvijek ostaje opcija organizacije virtuelnog događaja, a ako nas je pandemija nešto naučila – to je da je ulaganje u digitalnu pismenost od izuzetne važnosti za skoro svaku, ako ne i baš svaku, industriju i granu ekonomije.

2 – Razumijevanje i proaktivno korištenje novih tehnologija i platformi

Priznali/e ili ne, virtuelni događaji su postali naša realnost. Tu su da ostanu i još snažnije evoluiraju kroz interaktivne virtuelne platforme koje pružaju integrisane mogućnosti da se publika jednostavno, brzo i sigurno uključi u događaj, zabavi, dȃ povratne informacije, ili osmišljava, uređuje, objavljuje/dijeli sadržaj poput prezentacija, vizuala, video uradaka i slično. Do sada ste, vjerujemo, imali prilike da organizujete ili učestvujete u nekom od Zoom ili Microsoft Teams događaja. Ukoliko niste – sada je vrijeme da istražite sve mogućnosti koje ove dvije, najčešće i najviše korištene, platforme nude. Budite proaktivni/e – saznajte više i o drugim platformama i aplikacijama koje možete integrisati (poput aplikacija sa edukativnim igricama, kvizovima, anketama i slično), raspitajte se na koji način vašim učesnicima/icama možete olakšati pristup i prezentovati platformu koju koristite kako biste izbjegli da, zbog straha ili treme od nepoznatog, učesnici/e odbiju prisustvovati vašem online događaju, odradite test ili vježbe sa svim svojim izlagačima/icama kako biste na vrijeme isključili sve tehničke poteškoće i pobrinite se da znaju kako raditi na platformi. Zvuči jednostavno, zar ne? Ali, to nije sve. I zato:

3 – Razmišljajmo virtuelno ili hibridno!

Hibridni događaji nisu novina koju je donijela pandemija koronavirusa, ali je definitivno prisutnija forma događaja nego proteklih godina. Jednostavno rečeno, hibridni događaji su svojevrsni most između događaja uživo i virtuelnih događaja. Ključna razlika između virtuelnih i hibridnih događaja je u načinu učestvovanja i interakcije publike. Tokom virtuelnih događaja, vaša publika komunicira u potpuno virtuelnom okruženju, bilo putem alata za video konferencije, prenosa uživo, virtuelnih platformi o kojima smo govorili ili nekom drugom metodom. Hibridni događaji dodaju virtuelnu komponentu događaju uživo, kako bi pored publike koja se nalazi na lokaciji, događaj mogao da uključi i širu publiku, bez obzira na to gdje se nalazili. Uprkos onome što biste mogli vjerovati, hibridnim događajima nije potrebna tona vrhunske tehnologije, poput virtualne realnosti, holograma ili bilo čega sličnog. Možete napraviti kvalitetan hibridni događaj s dostupnom tehnologijom koja ne zahtijeva dugogodišnje iskustvo i stručnost. Ali, jako je važno da izlagači/ice na hibridnom događaju pruže jednako iskustvo i dostupnost informacijama i učesnicima/icama uživo i onim koji/e prate događaj virtuelno. U svijetu koronavirusa, gdje svjedočimo ograničenju broja osoba na određenom prostoru (primjera radi, maksimalno do 30 osoba na jednoj lokaciji), hibridni događaji su idealan izbor kako da vaš program, aktivnosti ili informacije dopru do većeg broja ljudi, a da ne izgubite neprocjenjivi osjećaj interakcije sa publikom uživo. Naravno, poštujući sve propisane epidemiološke i sanitarne mjere.

4 – Postanite specijalisti/ice digitalnog marketinga i društvenih mreža

Nije novost ako kažemo da je većina nas ispred ekrana veći dio budnih sati. Posebno kada je riječ o vremenu koji provodimo na svojim nalozima – profilima, grupama i stranicama – društvenih mreža. Organizatori/ice događaja sada takođe moraju (da, moraju!) razumjeti i znati koristiti društvene mreže kao izuzetno dinamične medijske platforme. Bez obzira na to da li se radi o jednostavnoj kampanji za boostanje vaših objava ili komplikovanom predstavljanju vaše aktivnosti/usluge/proizvoda koristeći više platformi paralelno, morate znati kako to učiniti. Zbog povećane konkurencije u virtuelnom prostoru događaja, marketing na društvenim mrežama postao je presudan način kako da se istaknete i dođete do željene publike. Razumijevanje i korištenje alata za analitiku daje uvid u to koji sadržaj je najbolje „prošao“, a koji se baš i nije svidio vašoj publici. Pomoću ovih vrijednih informacija možete kontinuirano poboljšavati svoje događaje, razvijati prilagođene marketing strategije i povećati zadovoljstvo učesnika/ica.

5 – Primjena najboljih praksi kriznog komuniciranja

Kada govorimo o kriznom komuniciranju, uobičajeno se misli na kreiranje zamišljenog scenarija “ovo ili ono bi se moglo dogoditi” i kako tome pristupiti. Scenario u kojem imamo pandemiju koronavirusa itekako utiče na organizaciju svakog događaja na svijetu. Stoga treba detaljno i pažljivo pristupiti primjeni najboljih praksi kriznog komuniciranja, od čega je presudno kreirati odgovarajući krizni plan komunikacije. Idealan plan sadrži tri dijela – planiranje faze prije krize, tokom krize i nakon krize. Faza prije krize uključuje predviđanje i praćenje mogućih rizika, donošenje odluka o načinu rješavanja potencijalnih kriza, kao i obuku svih koji bi mogli biti uključeni. Tokom krize, organizatori/ice događaja bi trebalo da prikupe i analiziraju relevantne informacije i da distribuiraju ključne informativne poruke o stanju krize. Faza nakon krize podrazumijeva osmišljavanje pristupa o informisanju učesnika/ica o razlozima otkazivanja ili pomjeranja perioda održavanja događaja, bilo kakvih izmjena formata događaja ili promjena izlagača/ica. Ukoliko do sada niste osmislili, korisno bi bilo da već sada imate kreiran plan komunikacije za djelovanje u slučaju hitnih, kriznih situacija. Jednostavno planirajte unaprijed sve što može poći po zlu i uvedite zaštitne mjere na svakom koraku. Kada je riječ o pandemiji koronavirusa, kreirajte plan komunikacije koji će uvjeriti vaše partnere/ice i učesnike/ice da ozbiljno shvatate COVID-19 i dati im do znanja kako tačno slijedite zvanične smjernice. Redovno ažurirajte plan u skladu s razvojem situacije na terenu i omogućite pristup planu cijelom organizacionom timu. Vještine o kriznom komuniciranju dodatno možete unaprijediti putem online edukativnih kurseva, webinara, kao i razmjenom znanja i iskustava putem virtuelnih (ili hibridnih!) događaja.

6 – Dizajn prostora vašeg događaja – socijalna distanca i sanitarne mjere kao ključni parametri

Iako sprovedba jasnih zvaničnih smjernica i usvojenih pravila koje će vaši/e učesnici/ice slijediti na vašem događaju može izgledati previše strogo, takva praksa pruža dodatnu zaštitu svima koji prisustvuju vašem događaju, ali štiti i vas i vaš tim. Sigurnost svih treba biti glavni prioritet u ovim kriznim vremenima. Prije svega, na vrijeme informišite svoje učesnike/ice o zaštitnim mjerama koje ćete poduzeti na svom događaju putem e-maila ili drugih komunikacijskih kanala. U svijetu koronavirusa, organizatori/ice događaja treba da konstantno preispituju aspekte kao što su postavka enterijera kako bi se osigurao prostor za socijalno distanciranje, na koji način će učesnici/ice komunicirati, kako će se postaviti catering, kako odrediti kojim vremenskim slijedom će se učesnici/ice puštati da prisustvuju događaju kako bi se uredno kontrolisao i ograničio protok ljudi, kako obezbijediti dovoljno sredstava za nabavku dezinfekcionih sredstava za učesnike/ice, i mnogi drugi aspekti. Kao profesionalni/e organizatori/ice događaja, moramo pokazati učesnicima/icama koliko nam je stalo do njihove dobrobiti, a istovremeno smanjiti rizike od mogućeg proširenja zaraze. Zato, budite vrlo jasni u isticanju dozvoljenog, zabranjenog i savjetovanog ponašanja na vašem događaju.

7 – Fleksibilnost, kreativnost, strpljenje, empatija – vrijednosti koje događaj znače!

U neizvjesnom vremenu u kojem živimo, sposobnost brzog planiranja i prilagođavanja novim planovima je presudnija nego ikad. Fleksibilnost u postavljanju očekivanja o tome kakav bi događaj trebao biti se smatra ne samo vrijednošću, nego i izuzetnom vještinom organizatora/ica događaja. Zapravo, organizatori/ice događaja s najuspješnijim ishodima su upravo oni/e koji/e su napustili/e strogo postavljena očekivanja i predviđene rezultate u zamjenu za nova rješenja i mogućnosti. No, uz neizvjesnosti, novo doba nosi i plodonosne, kreativne ideje. Zato, ne bojte se da isprobate nove stvari – manje promišljene, pa čak i donekle divlje i lude ideje, koje mogu donijeti neka vrhunska rješenja. Kada komunicirate sa svojim partnerima/icama i učesnicima/icama nikada ne zaboravite da trenutna situacija utiče na ljude na različite načine. Iz tog razloga, važno je odvojiti vrijeme da upoznate svoju publiku – pristupite sa suosjećanjem, toplim tonom i ljubaznošću i tako pokažite da vam je stalo. Potrudite se da njegujete dobre odnose sa svojim učesnicima/icama i tako osigurajte dugoročne veze sa njima. I, na kraju, budite strpljivi/e – ne znamo koliko će pandemija potrajati niti kako će se situacija razvijati. Dodajmo svijetu malo boje – budimo ljubazni/e i strpljivi/e na svakom koraku.

Svjesni/e smo da je pandemija koronavirusa pritisnula dugme za pauzu funkcionisanju mnogih industrija i omogućila dovoljno vremena za razmišljanje. Ali sada, nakon godinu dana otkad je Svjetska zdravstvena organizacija proglasila globalnu pandemiju koronavirusa, više nije dozvoljeno samo pasivno posmatrati razvoj situacije i iščekivati kraj pandemije. Vrijeme je da krenemo naprijed, steknemo što više novih vještina, prihvatimo promjene i prilagodimo se novonastaloj situaciji na najbolji mogući način.

Za početak, usvojimo i primjenjujmo ovih 7 ključnih vještina kada planiramo organizaciju događaja, pa da s pravom možemo očekivati inovativnije vjesnike proljeća 2022. godine.

Preuzeto sa: civilnodrustvo.ba