Šest praktičnih savjeta za bolju poslovnu komunikaciju

Za uspješnu komunikaciju važno je da druga strana osjeti intenzitet našeg slušanja. Pokažite govorom tijela interes za ono što govori, postavljajte pitanja, razjasnite nedoumice, sažmite ključne točke i pružite sugovorniku povratne informacije

Vještine poslovne komunikacije ključne su za svakog tko želi uspjeti u karijeri, surađivati s drugima i isporučiti vrijednost kupcima. Međutim, komunikacija nije uvijek laka i postoji niz prepreka i izazova koji mogu negativno utjecati na njenu uspješnost. Poslovna društvena mreža LinkedIn piše o tome kako da poboljšate vještinu poslovne komunikacije sljedeći šest praktičnih savjeta koji će vam pomoći da prevladate uobičajene komunikacijske probleme i poboljšate svoju komunikacijsku izvedbu.

1. Procijenite svoj stil komunikacije

Prvi korak za poboljšanje vaših poslovnih komunikacijskih vještina je procjena vlastitog komunikacijskog stila i preferencija. Kako komunicirate s drugima? Koje su vaše prednosti i mane? Koji su vaši ciljevi i očekivanja? Odgovarajući na ova pitanja možete prepoznati svoj stil komunikacije i kako on utječe na vaše interakcije s drugima. Također, možete koristiti online alate ili povratne informacije od drugih osoba kako biste procijenili svoj komunikacijski stil i dobili uvid u to kako ga poboljšati.

2. Prilagodite se svojoj publici

Drugi korak je prilagođavanje publici i njenim potrebama. Različite publike imaju različite komunikacijske stilove, sklonosti, očekivanja i pozadinu. Važno je prepoznati svoju publiku, kakav način komunikacije preferira i koji je najbolji način da im prenesete svoju poruku

Stoga morate svoju komunikaciju prilagoditi publici, sutuaciji i kontekstu. Ovisno o tome s kime komunicirate – kolegom, klijentom, nadređenim ili nekim drugim dionikom –  vjerojatno ćete koristiti drugačiji jezik, ton, format i razinu detalja. Također, morate uzeti u obzir kulturne, emocionalne i psihološke čimbenike koji mogu utjecati na reakcije vaše publike.

Ponekad neformalan pristup čini čuda u povezivanju s publikom, a ponekad je led lakše probiti formalnim  pristupom. U svakom slučaju, prilagodba publici može znatno doprinijeti  izbjegavanju pogrešne komunikacije odnosno pogrešnog razumijevanja vaše namjere.

3 Odaberite pravi medij

Treći korak je odabir pravog medija za prijenos vaše poruke. Medij je kanal ili alat koji koristite za komunikaciju, kao što je e-pošta, telefon, video, chat ili licem u lice. Medij može utjecati na jasnoću, učinkovitost i utjecaj vaše komunikacije. Stoga morate odabrati medij koji najbolje odgovara svrsi, publici i poruci.

Na primjer, za formalnu, pisanu i detaljnu komunikaciju vjerojatno ćete odabrati  e-poštu, za hitnu, verbalnu i interaktivnu komunikaciju telefon, za vizualnu, izražajnu i atraktivnu komunikaciju video, za neformalnu, brzu komunikaciju s kolegama i suradnicima chat, dok će razgovor licem u lice biti najprikladniji za osobnu, emocionalnu komunikaciju u kojoj nekoga želite uvjeriti u nešto.

4. Slušajte aktivno

Da biste bili dobar komunikator, važno je aktivno slušati sugovornike. To znači da nije dovoljno samo slušati ono što se govori, već treba pažljivo promatrati i promišljati kako biste ispravno shvatili namjeru govornika. Aktivno slušanje podrazumijeva da se posvetite sugovorniku, da govorom tijela pokažete interes za ono što govori, da postavljate pitanja, razjasnite nedoumice, sažmete ključne točke i pružite povratne informacije. To je važno kako bi druga strana osjetila intenzitet našeg slušanja.

Kada slušate i uspostavljate kontinuirani kontakt očima, to pokazuje vašu punu i nepodijeljenu pozornost. Kada aktivno slušate, možete postavljati bolja pitanja i naučiti više, izgraditi povjerenje, poboljšati međusobni odnos i razumijevanje sa svojim komunikacijskim partnerima. Povezivanje s drugom stranom poboljšava mogućnost učinkovite komunikacije. Također, možete izbjeći nesporazume, sukobe i pogreške koje mogu nastati zbog površnog slušanja.

Na kraju, poboljšavajući svoje vještine slušanja, učite bolje čitati izraze lica i govor tijela osobe kako biste vidjeli jesu li usklađeni s onim što govori.

5. Budite jasni i koncizni

Peti korak je da budete jasani i koncizni u komunikaciji. Izrazite svoje poruke na jednostavan, izravan i razumljiv način, bez upotrebe nepotrebnih riječi, žargona ili dvosmislenosti.

Ako budete jasni i sažeti, osigurat ćete da vaši komunikacijski partneri točno i brzo shvate poruku koju im želite prenijeti. Time ujedno izbjegavate zbunjenost, frustraciju i dosadu do kojih može doći zbog nejasne ili dugotrajne komunikacije.

Uobičajena zabluda, osobito kada su u pitanju oni manje iskusni, jest da je više bolje. Neiskusniji ljudi ponekad previše objašnjavaju ili pišu kako bi impresionirali svoje šefove. Međutim, menadžeri su zauzeti i obično neće odvojiti vrijeme za čitanje dugih elektroničkih poruka ili izvješća, niti za za slušanje dugih prezentacija. Takvi pokušaji obično završe tako da se poruka izgubi ili se uopće ne pročita. Viši rukovoditelji čak ponekad pozdravljaju duža izvješća, ali zapravo ih sami ne čitaju. Zbog toga je jako važno biti koncizan i prenijeti glavnu poruku što učinkovitije i djelotvornije.

6. Tražite povratne informacije

Šesti i posljednji korak je tražiti od vaših komunikacijskih partnera povratne informacije o uspješnosti vaše komunikacije: što ste učinili dobro, što možete poboljšati i kako možete postići svoje komunikacijske ciljeve. Zahvaljujući povratnim informacijama, možete učiti iz svojih komunikacijskih iskustava, identificirati nedostatke i poboljšati komunikacijske vještine. Povratnu informaciju, ovisno o prigodi, možete tražiti izravno usmenim upitom, promatranjem ili istraživanjem, na primjer anketnim upitnikom o vašem izlaganju.

Preuzeto sa: tockanai.hr