Kako poboljšati slabu komunikaciju na poslu

Kompleksnost je sinonim za današnje brzo poslovno okruženje. Liderima je danas, izazovnije nego ikada, imati smislenu dvosmjernu komunikaciju s uposlenicima.

Kada pokušavate poboljšati situacije pogoršane nedostatkom komunikacije, korisno je precizno identificirati problem ili barijeru, odvojiti vrijeme kako bi shvatili korijen uzroka, a zatim razmislili koja rješenja se najbolje mogu primijeniti za poboljšanje loših komunikacijskih vještina i postizanje željenih rezultata.

Važnost učinkovite komunikacije na radnom mjestu

Učinkovita komunikacija kritična je komponenta poslovnog uspjeha. Za mnoge lidere može biti značajna slijepa točka koja kvari odnose, otežava postizanje ciljeva, ograničava mogućnosti napredovanja i ometa cjelokupni poslovni i osobni uspjeh.

Učinkovita komunikacija na radnom mjestu nije samo razmjena informacija. Kada se izvede dobro, postoji stvarna moć u internoj komunikaciji da se organizacije pokreću naprijed, angažirajući uposlenike u kolektivnu akciju koja podržava misiju i viziju organizacije.

Lideri koji dosljedno komuniciraju strategiju jednostavnim jezikom i koriste je kao alat za povezivanje inicijativa i napredak organizacije, pomažu inspirirati i motivirati uposlenike, održavajući ih fokusiranima na zajednički rad za postizanje uspjeha.

Što je loša komunikacija na radnom mjestu?

Loša komunikacija je kvar koji je rezultat neslaganja ili nepovezanosti između onoga što je rečeno i onoga što se razumije. Ovaj nedostatak međusobnog razumijevanja može se dogoditi na osobnoj razini između kolega ili na razini organizacije.

Najveći problem u komunikaciji je iluzija da se desila.
– George Bernard Shaw

Postoji mnogo načina na koje se može dogoditi loša komunikacija na radnom mjestu. Iako je neke od ovih načina lakše uočiti od drugih, svi oni mogu biti štetni za uposlene i poslovanje u cjelini.

Zakašnjela komunikacija od strane kovodstva

U većini organizacija, bez obzira na veličinu, većina uposlenih izjavit će kako njihovi viši menadžeri ne komuniciraju dovoljno često. Lideri često mogu odgoditi komunikaciju kada smatraju kako nemaju sve odgovore ili se moraju pozabaviti teškom temom, ali uposleni stalno kažu kako bi se radije čuli sa svojim liderima rano i često.

Zaboravljeni hibridni ili uposleni na daljinu

Hibridna ili potpuno udaljena okruženja u kojima mnogi uposleni danas rade dovela su do toga da se mnogi od tih uposlenika osjećaju više izostavljenim iz kritične komunikacije. Kao rezultat, uposleni redovno traže povećanu transparentnost i detalje, kao i češću komunikaciju, uključujući redovno zakazane virtualne sastanke, “Pitaj me bilo što” sesije s liderima, redovna druženja timova i još mnogo toga.

Nedostatak odgovornosti nakon činjenice

Kada lideri traže povratnu informaciju, moraju zatvoriti komunikacijsku petlju sa zaposlenima koji daju konkretne prijedloge. Čak i kada lideri nisu u stanju reagirati na određeni prijedlog, važno je objasniti zašto. U suprotnom, uposleni lako mogu osjećati kako njihove brige nisu saslušane ili njihove povratne informacije nisu doista cijenjene.

Konfuzija usred promjena

Uposleni očekuju biti obaviješteni o promjenama u ključnom osoblju i procesima koji mogu utjecati na njihov posao i karijeru, i traže od rukovodstva da osiguraju te informacije. Ako dođe do promjena, a lideri ne podijele razlog, mlin glasina može početi mljeti, uzburkavati, komplicirati ili pogoršavati već složenu situaciju. Ovo očigledno nije dobro za moral uposlenih niti pomaže u održavanju fokusiranosti i motivacije organizacije. Također, može dovesti do straha, konfuzije i nepovjerenja, koji se vremenom mogu izgraditi i potencijalno otežati organizaciju u nadolazećim godinama.

Uzroci loše komunikacije na radnom mjestu

Problemi u komunikaciji često su uzrokovani velikim brojem izazova, uključujući ograničavajuća uvjerenja koja lideri gaje, nedostatak jasne strategije i ciljeva, preopterećenost informacijama, ograničene povratne informacije (kako znate da to radite kako treba?) i loš ton vođstva s vrha.

U mnogim slučajevima, loše komunikacijske vještine mogu početi nečijim temeljnim uvjerenjima o komunikaciji koja prave smetnje:

Vjerujete kako ste rođeni kao učinkoviti komunikatori, ili da postoji čarobna pilula, te stoga ne vježbate i ne postajete bolji. Ako ste rođeni s urođenim darom za govor ili komunikaciju, još uvijek morate raditi na razvijanju svoje učinkovitosti, za što je potrebno vrijeme, praksa i strpljenje. Zamislite nekoga tko je rođen s nevjerovatnom količinom prirodnog talenta, vještine i sposobnosti za određeni sport. Čak i ako sportaš ima više urođenog talenta od drugog, ako mu nedostaje disciplina i ne vježba redovno, može brzo biti nadmašen ili nadigran.

Plašite se neuspjeha, a taj strah vas spriječava pokušavati i učiti nove stvari ili vještine. Bili svjesni toga ili ne, svi su na nekoj razini programirani plašiti se ili izbjeći neuspjeh. S darvinističkog gledišta, ovo izbjegavanje situacija u kojima nismo dobri omogućilo nam je ostati živi izbjegavajući opasnost. Neurologija i psihologija nam danas govore kako je još uvijek malo toga ostalo u nama, s teorijom “bori se ili bježi” („fight or flight“). U suštini, ako to nikada ranije niste radili, a znate kakou početku možda nećete biti dobri, onda nehotice ili podsvjesno izbjegavate to raditi.

Imate pogrešno uvjerenje kako je dobra komunikacija stvar zdravog razuma. Ako je to zdrav razum, malo je vjerojatno kako ćete se potruditi dobro komunicirati. Ljudi su odrasli u različitim kulturama, zemljama, s različitim vrijednostima, imaju različite nagone i potrebe. Stoga je zamka misliti, “ljudi misle kao ja”. Učinkovita komunikacija je složena jer način na koji komuniciramo mora biti prilagođen osobi, njenom stilu i situaciji.

Nenamjerno komunicirate iz vlastite perspektive. Vrlo vam je jasno što mislite u svojim glavama. Ali komunikacija se događa u umu slušatelja i važno je komunicirati iz perspektive vaše publike s fokusom, detaljima i pažnjom koju prava komunikacija zahtijeva. Posao se obavlja preko drugih i što više znate o njima, to ćete ih bolje motivirati i potaknuti ih na akciju.

Učinci loše komunikacije na radnom mjestu

Problemi koje može stvoriti loša komunikacija, ili nedostatak komunikacije u cjelini, često se ne shvate sve dok se problemi ne pojave, u kom trenutku već pate poslovanje i krajnji rezultat, a ipak su mogli biti spriječeni.

Nedostatak znanja vodi negativnosti

Niska produktivnost događa se kada ljudi nemaju informacije ili znanje za koje smatraju potrebnim. Razlog je jednostavan – ljudi imaju tendenciju izbjegavati situacije u kojima će osjećati kako ne znaju, ne razumiju ili nemaju stručnost. Nitko ne želi izgledati kao da ne zna što se događa. I skoro svatko ima strah – utemeljen na stvarnosti ili ne – kako će biti osramoćen ili ismijan.

Sjetite se škole. Od početka do postdiplomskih studija, koliko puta ste čuli nastavnike i profesore kako kažu: “Ne postoji glupo pitanje?” Znali su kako netko ima pitanje – vrlo dobro pitanje koje bi pomoglo baciti novo svjetlo na razgovor – koje su se jednostavno previše strahovali postaviti.

Nepovjerenje zaposlenih, izostanci i nizak moral

uposleni se žele osjećati povezani s organizacijom. Kada jesu, spremni su raditi više, pametnije i biti aktivni na radnom mjestu na načine koji donose poslovne rezultate. Kada nisu angažirani, kada se ne osjećaju povezanima, pate. Ovo može izgledati kao osjetljivo, meko poslovno pitanje, ali nesretni i nepovezani uposlenici mogu duboko utjecati na poslovanje kroz izostanak, nedostatak motivacije i fluktuaciju.

Loši međuljudski odnosi

Koliko često vidite kako se oči “prevrću”? Koliko mrmljanja čujete tiho? Kada se ljudi ne osjećaju povezani jedni s drugima, to otvara vrata za pogrešna tumačenja i preispitivanje motiva i namjera. Nedostatak osjećaja poštovanja ili slušanja – istinskog slušanja – dovodi do toga da se ljudi osjećaju negirano. Kada se to dogodi, oni često pronađu načine „povući“ se, čak i kada to ne mogu učiniti otvoreno ili izravno.

“Učinak vinove loze”

Marvin Gaye nije jedini koji čuje kroz vinovu lozu. Bez obzira koliko volite njegov Motown hit, ne želite da se dogodi u vašoj organizaciji. Ako ne dijelite informacije, osiguravate nicanje loze – uzrokujući probleme i smetnje. Ako sa svojim uposlenima ne razgovarate proaktivno o važnim pitanjima, velike su šanse da netko drugi to radi – bez obzira na točnost i istinitost njihovih „informacija“.

Kako riješiti lošu komunikaciju na radnom mjestu

Poboljšanje komunikacije uključuje više od samo pravilnog širenja poruke. To znači osigurati da poruka rezonira sa slušateljima i da je razumiju na način koji će ih pokrenuti na akciju. To je težak posao, ali vrijedi.

Navodimo pet praktičnih rješenja koja će vam pomoći:

Upoznajte svoju publiku i njene potrebe

Što više znate o nekomu, to ga bolje možete saslušati, suosjećati, podržavati ili ga voditi u smjeru u kojem treba ići. Posvetite se naporu razumjeti svoju publiku i njihove potrebe, te uravnotežite to s potrebama poslovanja. Razumijevanjem i pažljivim slušanjem, u mogućnosti ste bolje zadovoljiti strateške komunikacijske potrebe.

Prenesite prave poruke u pravo vrijeme

Fokusirajte se na komunikaciju visoke vidljivosti, visoke frekvencije, postavljanje detaljnih komunikacijskih planova koji omogućavaju redovne autentične i iskrene razgovore s uposlenima i osiguravanje pametne kadence ili ritam kako bi se zadovoljile potrebe tima i poslovanja.

Uokvirite kontekst i učinite ga relevantnim

Kontekst je ključan, zajedno s tim da vaše poruke učinite super relevantnim za zaposlene. Kao lideri, dio vaše uloge je stvaranje zajedničkog organizacijskog konteksta. To se postiže povezivanjem točaka između onoga što kažete i onoga što vaši uposleni već znaju. Dovedite svoje komunikacijske lidere za sto rano kada se donose ključne poslovne odluke. Oni mogu osigurati da se glavna pitanja i brige koje uposleni imaju na umu uvaže pri oblikovanju poslovnih politika.

Koristite prave kanale za komunikaciju

Prava poruka, isporučena u pravo vrijeme, putem pravih kanala, ima veliki utjecaj na zatvaranje komunikacijskih praznina ili na rješavanje komunikacijskih problema. Lideri danas imaju širok spektar opcija za komunikacijske kanale, a popis kanala stalno raste. Uz više opcija za izbor, lideri moraju osigurati da su kanali odabrani strateški kako uposlenici ne bi bili žrtve preopterećenja informacijama.

Izmjerite svoju komunikaciju kako biste navodili rješenja

Mjerenje ne pokazuje samo brojke koje stoje iza vaših napora, već se mogu usmjeriti na perspektive uposlenika, kako komunikacija odjekuje, dobijaju li informacije koje su im potrebne tamo gdje žele i još mnogo toga. Mjerenje vam pomaže dokumentirati napredak i pomagati liderima da shvate kako i zašto donijeti pametne odluke koje će vam u konačnici pomoći postići svoje poslovne i komunikacijske ciljeve. Kreiranjem temelja na kojemu se mjeri napredak i uspjeh, možete identificirati ključne probleme i odrediti kritična područja za djelovanje. Također možete izgraditi ili ojačati vaš argument za resurse – i ljude i novac – dok vam je pogled usmjeren ka rješavanju problema u komunikaciji. Uvijek zapamtite, ono što se mjeri, to se i radi.

Zaključak

Dobra komunikacija uposlenika može pretvoriti strategiju u akciju i zadržati uposlenike fokusiranim na ono što je bitno. Postoji stvarna prilika za organizacije povećati angažman, učinak i produktivnost rješavanjem problema loše komunikacije na radnom mjestu. Postavljanjem poboljšanja komunikacije na mjesto glavnog prioriteta, možete pokrenuti značajan angažman, promjene i rezultate, pretvarajući dobru organizaciju u odličnu.

Članak Effects of Poor Communication in the Workplace (with Solutions), David Grossmana preveden je s portala Your Thought Partner.

Pit.ba / Manager.ba

Preuzeto sa: manager.ba