Greške koje pravimo prilikom davanja feedbacka

U poslovnom okruženju redovno davanje povratne informacije kolegama, nadređenim i podređenim osobama preduvjet je poslovnog uspjeha i otvorene komunikacije.

O važnosti davanja povratne informacije odnosno feedbacka ne treba previše govoriti i vjerujemo da su danas apsolutno svi shvatili da je to neizostavan i svakodnevan dio života i posla. Davanje feedbacka često ćemo staviti samo u kontekst bolje učinkovitosti posla, izvršavanja zadataka, usmjeravanja zaposlenika…

Nekome je davanje feedbacka urođeno, netko može imati izvjesne izazove oko toga.

 

Zašto stvari polaze krivo? 

Kod podučavanja davanja povratne informacije, na više nivoa stvari mogu otići krivo. Da je otišlo u krivom smjeru, možemo zaključiti i iz toga što je ljude stalno potrebno podučavati davanju feedbacka.

Prvi problem koji imamo je davanje negativnog feedbacka.

Dalje, obostrani problem (i kod davatelja i kod primatelja povratne informacije) može biti nepostojanje dovoljne razvijenosti vještine aktivnog slušanja.

Sljedeći problem može biti velika razlika u specifičnim znanjima odnosno iskustvu, objavio je Lider.

Poslovno iskusniji ljudi (a pretpostavka je da su lideri poslovno iskusniji ljudi) često imaju bogatiji vokabular i složenije ideje koje žele prenijeti, što može biti izazovno za komunikaciju s ljudima koji imaju manje riječi ili manje razumiju složenije koncepte. Također, često možemo imati tendenciju pretpostaviti da drugi razumiju ono što mi mislimo, što će redovito dovesti do pogrešnih zaključaka ili nerazumijevanja u komunikaciji.

U takvim situacijama potrebno je razviti vještine kao što su jasnoća, jednostavnost i empatija u komunikaciji kako bi se bolje povezali s drugima. Kod povezivanja s drugima, bitno je istaknuti i vještinu pregovaranja.

 

Vještina pregovaranja 

Pregovaranje je ljudska vještina (soft skill) koja uključuje sposobnost učinkovite komunikacije, aktivnog slušanja i pronalaženja zajedničkog jezika s drugima kako bi se postigao obostrano prihvatljiv dogovor ili rješenje problema. Pregovaranje možemo opisati kao razgovor s isključivim ciljem, prije svega postizanja razumijevanja, a onda i ‘zajedničkog dogovora‘. Zajednički dogovor često će uključivati puno kompromisa.

Učinkovito pregovaranje zahtijeva niz vještina, uključujući aktivno slušanje, komunikaciju, rješavanje problema i empatiju. Kod ‘pregovaranja‘ moramo biti u stanju razumjeti potrebe i ciljeve, kako sebe tako i druge strane. Da bi pregovaranje bilo uspješno moramo biti sposobni komunicirati svoje potrebe i ciljeve jasno i uvjerljivo, ali i istovremeno biti sposobni slušati i razumjeti potrebe i ciljeve druge strane.

O važnosti vještine pregovaranja (isto kao i davanja feedbacka) nije potrebno puno govoriti. Pregovaranje je bitno u svim područjima života, uključujući posao, politiku i osobne odnose. Sposobnost učinkovitog pregovaranja može dovesti do uspješnijih ishoda i čvršćih odnosa s drugima. Pregovaranje je ključna liderska vještina.

 

Feedback vs komunikacija vs emocionalna inteligencija

Kod (podučavanja) davanja feedbacka rijetko razmišljamo o emocionalnoj inteligenciji i općenitoj vještini komunikacije i kod davatelja i kod primatelja.

Dok se komunikacija odnosi na razmjenu informacija između dvije ili više strana, a davanje povratne informacije je specifična vrsta koja uključuje davanje informacije o njegovom učinku ili općenito ponašanju i djelovanju (nevezano nužno za posao) i jedan i drugi način komuniciranja uključuju različite metode, poput govora, pisanja ili neverbalnih znakova. Iako se povratne informacije mogu dostaviti u različitim oblicima poput pisanih ili usmenih komentara, pisanih izvješća ili ocjena i dalje je komunikacija ‘samo‘ širi okvir feedbacka.

U načelu, povratna informacija se može smatrati ‘posljedicom‘ komunikacije. Međutim, važno je napomenuti da je povratna informacija samo jedan aspekt komunikacije i da učinkovita komunikacija može uključivati širok raspon drugih čimbenika kao što su aktivno slušanje, neverbalna komunikacija i korištenje odgovarajućeg jezika i tona.

Komunikacija kao problem? 

Sveopća digitalizacija neupitno je donijela (i) neke dobre promjene. Brzina i dostupnost, veliki broj kanala komunikacije, bolja globalna povezanost, lakša dostupnost informacija, međutim dovodi se pitanje povećana količina komunikacije te izazovi u interpretaciji.

Što se tiče količine informacija, uzmite si za usporedbu vaše djedove i bake koji su na izbor imali (većinu života) jedan ili dva televizijska programa, nekoliko radijskih programa i jedne ili dvoje dnevnih novina koje su više ili manje pažljivo pročitali. Postavlja se pitanje koliko smo mi evolucijski napredovali s obzirom na povećanu količinu informacija.

Međutim, uz sve dobre stvari, digitalizacija donosi možda i ozbiljnije probleme. Mijenja nas na psiho-socijalnoj razini.

U digitalnoj komunikaciji nedostaje ‘ljudski dodir‘ te postoji odsutnost neizravnih oblika komunikacije, kao što su izrazi lica, ton i govor tijela što nam može stvoriti osjećaj nepovezanosti i nedostatka autentičnosti.

Sljedeći gotovo siguran problem je u tumačenju, gdje nesporazumi mogu nastati jer su interpretacije poruka subjektivne i mogu se razlikovati od osobe do osobe. To može stvoriti probleme u razumijevanju poruke i uzrokovati konfuziju.

U digitalnoj komunikaciji često će doći do nedostatka konteksta u kojem se poruka izražava, a to može dovesti do pogrešnog tumačenja poruke. S obzirom na trendove remote načina rada, ulaska istog u benefite bilo bi preoptimistično (i opasno?) govoriti o izolaciji gdje prekomjerna uporaba digitalnih alata može dovesti do izolacije, jer umjesto da se ljudi osobno povezuju oni se, oslanjajući se na digitalne alate, sve više otuđuju kako od suradnika, timova tako i od obitelji.

Sve ovo će posljedično voditi do umanjenja vještine komunikacije uživo, jer vještine možemo naučiti, ali ako ih ne prakticiramo, lako ćemo ih i ‘Izgubiti‘.

Uzimajući sve navedeno u obzir, teško je ne razmišljati o svemu navedenom u trenutku davanja feedbacka što bi svakako trebalo biti u živo. Pogotovo ako se radi o negativnom feedbacku. 

 

Ljudima je urođen strah od sukoba

Iako davanje povratne informacije često gledamo u smislu poboljšanja učinka, ono je vrlo bitno i sa aspekta izgradnje povjerenja.

Također, pružanje povratnih informacija dvosmjeran je proces i zahtijeva od pojedinaca da budu otvoreni i voljni primiti povratne informacije, kao i dati ih. Učeći ljude kako učinkovito davati povratne informacije, pojedinci mogu potaknuti ‘kulturu otvorenosti i komunikacije‘ pri čemu smo voljni davati i primati povratne informacije kako bi postali ‘bolje verzije‘ nas samih.

U načelu, ljudi su stvoreni da imaju strah od sukoba, uglavnom im je neugodno davati kritike i boje se gubitka i/ili nedostatka povjerenja. I sve su to razlozi zašto je davanje feedbacka ‘stresan posao‘ i upravo zbog svega toga podučavanje ljudi komunikaciji, razvijanju emocionalne inteligencije i ‘socijalnih‘ vještina te u konačnici feedbacka vodi tvrtku ka izgradnji povjerenja, poticanju kulture kontinuiranog učenja i razvoja te poboljšanju učinka.

A sve je to korporativna kultura kakvu želimo. Davanje (podučavanje) feedbacka nije niti malo jednostavan zadatak za bilo koga, a često se gleda samo u kontekstu učinkovitosti.

– akta.ba/manager.ba

Preuzeto sa: manager.ba