Kako upravljati vremenom ako radite u kancelariji
Mnogi radnici koji rade u kancelariji ne pokazuju previše zanimanja za strategije uštede vremena, jer računaju kako će na poslu provesti svojih osam sati i ne vide prednosti u tome da štede vrijeme. Međutim, upravljanje vremenom svima koristi, pa i onima koji imaju fiksno radno vrijeme.
Koristite li svoje radno vrijeme na bolji način, izbjeći ćete stres, obavićete zadatke na vrijeme i razvićete bolje odnose s kolegama.
Blog Productivity 501 donosi svojih deset savjeta za uštedu vremena u kancelariji.
- Ako imate klizno radno vrijeme, upotrijebite ga za optimizaciju vremena putovanja do posla.
U većim gradovima pomjeranjem radnog vremena za samo pola sata možete izbjeći špic i skratiti vrijeme putovanja do posla na pola.
- Saznajte šta je brže, stepenice ili lift.
Ako imate manje od pet spratova za popeti se, stepenice su možda značajno brže od lifta. Možda ćete morati malo eksperimentisati, ali uštedite li minutu ili dvije dnevno, to su sati na godišnjem nivou.
- Ne preskačite ručak.
Zvuči kontraintuitivno, ali preskakanje ručka neće vam uštediti vrijeme. Čovjek nije dizajniran za to da bude produktivan kroz osam sati neprekidnog rada. Čak i pola sata pauze pomoći će vam da vratite fokus na produktivnost.
- Ne čekajte stvari.
Ako vašem računaru treba nekoliko minuta da se “podigne”, obavljajte neku drugu stvar za to vrijeme, umjesto da sjedite i čekate. Na primjer, možete za to vrijeme provjeriti pristiglu poštu, pospremiti sto, utvrditi plan za taj dan i tako redom. Samo nemojte sjediti i čekati, nego iskoristite to vrijeme za nešto što ionako morate obaviti.
- Pripremite se za sutra.
Prije nego što napustite radno mjesto, upotrebite nekoliko minuta za pripremu sutrašnjeg dana. Zapitajte se čega se sada možete sjetiti, a da vam može uštediti vrijeme sutra. To može biti, na primjer, neka kratka bilješka koju ćete zapisati, brzi mejl kolegi s upitom za neku informaciju ili priprema nekih dokumenata koji će vam zatrebati sutra.
- Isključite obavještenja o e-mail porukama.
Većina ljudi prima imejl poruke tokom cijelog dana. Ne želite da vas računar obavijesti o svakoj poruci elektronske pošte koja stigne. Ako je vaš posao takav da morate provjeravati mejlove svakih 15 minuta, u redu, ali i tada možete pokušati organizovati rad tako da poruke čitate između obavljenih zadataka. Oporavak od prekida traje duže nego mislite. Radije obavite zadatak u 15 minuta, nego da trošite na njega pola sata, jer vas je prekinula dolazna pošta. Ako je nešto hitno u pitanju, onaj koji šalje mejlove trebalo bi da vas pozove.
- Nemojte sjediti.
Ako samo sjedite cijeli dan, bićete manje produktivni. Kratka šetnja će vam olakšati posao i pročistiti misli. Postoje li zadaci zbog kojih morate ustati od stola, rasporedite ih strateški kroz dan kako bi se odmorili od sjedenja. Čak i nekoliko minuta stajanja za sopstenim stolom, dok čitate mejlove ili neku tabelu, je dobro.
- Grupišite zadatke.
Zadaci koji zahtijevaju istu vještinu ili nivo koncentracije spadaju u istu grupu. Na primjer, imate četiri zadatka koji traže visok nivo koncentracije – obavite ih sve u vrijeme kad vas niko neće prekidati. Ako vam koristi da za to vrijeme ugasite mobilni, učinite to i obavite ih odjednom. Ako morate svog šefa nešto pitati, a nije hitno, pričekajte da se nakupi nekoliko pitanja.
- Locirajte i eliminišite uska grla.
Pokušajte se riješiti prepreka. Na primjer, ako presporo kucate na tastaturi, naučite da koristiti svih deset prstiju. Tipkaćete vjerojatno cijeli život, pa vrijedi uložiti mjesec dana u tu vještinu. Ako stalno morate pitati šefa kako rješavati situacije, počnite crtati dijagram prema tome kako vam je ranije savjetovao da postupite. Ako vam je račuanr spor, možda možete zamoliti informatičara za reinstalaciju kako bi se ubrzao.
- Upoznajte se s alatima.
Većina aplikacija ima više mogućnosti nego što ćete ih ikad poznavati. Međutim, vrijedi utrošiti vrijeme na širenje znanja o njima. Alati poput MS Officea imaju ugrađene brojne kooperativne mogućnosti, za koje ljudi ne znaju. Na primjer, Word omogućava slanje istog dokumenta različitim ljudima, koji će unijeti svoje komentare i promjene, a na kraju vi sve to možete spojiti u jedan dokument i zadržati promjene koje želite. To je samo jedna od mogućnosti koje vam mogu uštediti vrijeme.
-stratego.hr/manager.ba
Preuzeto sa: manager.ba