Trikovi za optimizaciju vremena

Da li ste ikada poželjeli da dani traju duže kako biste stigli sve što ste planirali? 

U ovom blogu ćemo vam predstaviti nekoliko izvanrednih trikova za optimizaciju vremena koji će vam pomoći da izvučete maksimum od sebe. Bez obzira da li se borite sa rokovima, osjećate se pretrpano obavezama ili želite više vremena za sebe, ovaj blog će vam pružiti korisne savjete i tehnike kako biste postigli više za manje vremena.

Optimizacija vremena je sposobnost da rasporedimo svoje vrijeme tako da povećamo nivo efikasnosti i produktivnosti. Ono što nam se svima dešava kad nemamo dobar raspored ili raspored uopšte jeste da propuštamo deadline, zaboravljamo da uradimo nešto, preskačemo potrebne pauze kako bi stigli sve ili  ne izdvajamo dovoljno vremena da bi se nešto kvalitetno odradilo. Razlog ovome može biti mnogo stvari, ali neke od najčešćih su nedovoljno jasno poredani prioriteti, uzimanje na sebe više posla nego što možemo da stignemo, ne procijenimo koliko nam zaista vremena treba da nešto uradimo, ne uzimamo pauze i potrošimo energiju brže, radimo više zadataka odjednom, nemamo jasnu sliku šta treba da uradimo itd. Kroz ovaj članak daćemo nekoliko ideja i savjeta kako da se borimo sa gore navedenim problemima.

Točak prioriteta

Počnimo sa pitanjem šta želimo da postignemo i šta nam je prioritet. Rutina i način na koji ćemo rasporediti vrijeme treba da bude usklađeno sa našim prioritetima i ciljevima. Ako bi nam, recimo, veći prioritet bio da postanemo osoba koja redovno trenira naspram cilja da čitamo više drugačije ćemo rasporediti vrijeme. Prije nego sto uđemo u planiranje vremena i pravljenje rutina, potrebno je da znamo šta su nam prioriteti, koliko vremena trenutno odvajamo za nešto, a koliko zaista želimo da odvajamo na to. U ovome nam može pomoći točak prioriteta, koji je prikazan na grafiku ispod. U točak upisujemo stvari koje su nam bitne i kojima želimo da se posvetimo kako bismo odredili u kojoj mjeri nam je to značajno i u kom poretku. Kako bismo objasnili način na koji funkcioniše točak u ovom primjeru koristićemo sledeće stavke:
– Porodica i prijatelji
– Lični rast i razvoj
– Partner
– Finansije
– Karijera/učenje
– Spiritualnost/duhovnost
– Zabava i rekreacija
– Fitnes/zdravlje
– Društveno korisni rad
– Okruženje

Možemo uzeti ove iste stavke, neku izbaciti, neku novu dodati i slično. Važno je da stvari koje ćemo unijeti u točak budu specifične za naš život i ono što želimo da postignemo. Ako su za nas karijera i obrazovanje dva odvojena prioriteta, razdvojićemo ih, ako društveno korisni rad i volontiranje nije u spektru naših trenutnih interesa ili prioriteta, izbacićemo ih i slično. Prioriteti idu od 1 do broja stavki koliko imamo, u ovom slučaju je to 10, gdje 1 predstavlja najniži prioritet, a 10 najviši. Ako smo nečemu dali prioritet 1 to ne znači da nam je to nevažno i da nećemo nikakvo vrijeme odvajati za to već da vrijeme sa kojim raspolažemo taj dan ili tu sedmicu neće biti u velikoj mjeri dodjeljeno tome. 
Sada je potrebno da pored svake stavke napišemo tj. ocijenimo je po tome koliko važan prioritet ona predstavlja za nas. Treba napomenuti da jedan broj može da bude upotrebljen samo jednom tj. dve stavke ne mogu da imaju jednak prioritet. Kad samo poredali stavke po prioritetu, dosao je red na malo teži dio, a to je da ocjenimo koliko trenutno posvećujemo vremena i sebe tim stavkama, odnosno koji prioritet te stavke imaju sada trenutno. Opet važi isto pravilo, ocjenjujemo brojevima od 1 do 10 i dve stavke ne mogu da imaju isti broj.

To do lista

Kad znamo šta nam je prioritet i šta želimo da postignemo, važno nam je i da znamo sa koliko vremena raspolažemo i koliko je to vremena koliko možemo da posvetimo nečemu. Ovo se prvenstveno odnosi na zadatke koje moramo da ispunimo npr. moramo da odradimo sastanak za posao, napravimo neku prezentaciju, odemo u školu na roditeljski sastanak i slično. Na ovaj način znamo sa koliko vremena raspolažemo i šta sve možemo uklopiti u jedan naš dan.
Dobra praksa je da ujutro ili dan prije zapišemo šta sve imamo od obaveza taj dan. 

Međutim, kako ne bismo došli u situaciju da imamo jako dugačku to do listu gdje gubimo osjećaj šta je kojeg prioriteta, možemo da označimo zadatke sa lista sa:
– veoma važno, 
– važno, 
– svakodnevni task i 
– može biti urađeno, a i ne mora danas. 

Sa ovim dobijamo vizuelni prikaz prioriteta za taj dan. Ako nam je teško da rangiramo zadatke po ovim kategorijama ili imamo dosta zadataka koji su jednako važnog prioriteta, možemo da izdvojimo neki broj zadataka koji želimo na kraju dana da sigurno precrtamo sa liste. Na kraju dana ako nismo precrtali te željene stavke, možemo da se osvrnemo na dan i vidimo zašto se to desilo. Ako razlog nije lijenost, prokrastinacija i slično onda možda taj zadatak koji nismo uspijeli da riješimo u toku dana možemo da razbijemo na više manjih zadataka. 

Takođe, važno je kod postavljanja zadataka budemo specifični, da oni ne budu previše generalizovani kako bi dobili jasan plan akcije i izrade tih zadataka. Recimo, ako je naš cilj za taj dan da odradimo trening u teretani, naš zadatak neće glasiti ‘otići u teretanu’ već će biti više specifičan, detaljan i planski, te bi mogao da ide ovako ‘otići u teretanu: uraditi 6 serija čučnjeva po 15 ponavljanja’ ili recimo ako je naš cilj da danas radimo na projektu neće zadatak glasiti ‘raditi na projektu’ ili samo ‘projekat’ već ćemo biti specifičniji i usmjereniji i reći ćemo na čemu tačno želimo da radimo –  npr. ‘raditi na projektu: odraditi navigaciju u aplikaciji, završiti dizajn za logout page’ i slično.  Sa ovim nemamo samo listu zadataka već imamo i jasnu sliku i plan akcija/koraka šta treba odraditi u sklopu zadatka. Ovo takođe pomaže da bolje odradimo koliko vremena nam je potrebno za koji zadatak.

Biological Prime Time metod
 

Nismo svi early birds, niti funkcionišemo svi najbolje u isto doba dana. Neko je produktivniji i sa više energije ujutro, neko taj nalet dobije poslije podne, predveče ili noću. Ako ne znaš u kojem periodu si ti najproduktivniji možeš da probaš Biological Prime Time metodu. Ova metoda nam predlaže da kroz period od nekoliko dana pratimo svoj fokus, motivaciju i energiju kroz dan. Ne nužno kroz cijeli dan, možemo i da odredimo fiksni vremenski interval u određenom delu dana tipa od 9 ujutro do 5 popodne. Odredimo i neki šablon po kom ćemo ocjenjivati prethodno navedene parametre, npr od 1 do 5, gdje je 1 najniža ocjena, a 5 najviša. Svaki sat, svakog dana praćenja unosimo ove podatke. Nakon nekoliko dana imaćemo grafik koji nam pokazuje kad smo najproduktivniji. Period dana u kom smo vidjeli da smo najbolji, ostavimo za nama najizazovnije zadatke.

Multitasking – prijatelj ili neprijatelj?

Ono što treba izbjegavati jeste multitasking. Ovde možemo upasti u zamku da ćemo tako uštediti na vremenu i “ubiti dvije muve jednim udarcem”. Ustvari preskačemo sa jednog zadatka na drugi i tako gubimo nit onoga što radimo i produžavamo vrijeme koje nam je potrebno da nešto završimo, te potencijalno i sam kvalitet konačnog rada, naspram onog kakav bi bio da smo svoj fokus i energiju usmjerili samo na taj jedan zadatak, opada. Naš nivo energije takođe može da padne brže zbog značajno veće opterećenosti žongliranjem više zadataka odjednom i da nam onda ne ostane vremena da uistinu i završimo zadatke koje smo počeli.

Reci “Ne”

Jedan od savjeta koji često čujemo, ali koje često zaboravljamo primijeniti u praksi, je sposobnost da kažemo “ne” na različite stvari, dodatne upite i zahtjeve koje nam postavljaju drugi ljudi. Ova vještina je od ključne važnosti kako bismo mogli efikasno ispuniti i postići ono što je za nas prioritetno.

Govoriti “ne” ne znači da smo sebični ili nebriga za potrebe drugih ljudi. Naprotiv, to je znak samopouzdanja i samosvijesti da razumijemo svoje granice i prioritete. Kada kažemo “ne” nekim stvarima i zahtjevima, stvaramo prostor da se fokusiramo na ono što je zaista važno za nas.

NOT to do lista

Kontradiktorno to do listama, možemo da sastavimo listu stvari koje nećemo raditi, ‘not to do’ lista. Na ovoj listi mogu da se nađu stvari kao što su listanje društvenim mreža, gledanje videa, držanje telefona u našoj blizini, preskakanje pauza i slično. Zašto bismo ovo radili i kako nam može pomoći? Većina stvari na ovoj listi su uglavnom stvari koje radimo automatski bez nekog razmišljanja i nismo ih odmah svijesni, kao ni vremena koje nam oduzimaju. Zapisivanje ovih stvari prije početka dana ili veče prije može nam pomoći da budemo svjesniji toga onda kad ih počnemo raditi kako bismo se zaustavili.

Prokrastinacija

Hajde sada da se pozabavimo našim najvećim neprijateljem a to je prokrastinacija. Obično kad nešto odlažemo i mučimo se da uopšte počnemo da radimo bilo šta, u pitanju je jedan specifičan zadatak koji odlažemo. Jedna od metoda jeste da kažemo sebi da ćemo to raditi samo 10 minuta, ali tih 10 minuta mora da počne sad. Kad 10 minuta istekne, osvrnimo se na svoj fokus i energiju i kako nam zadatak ide, te da li želimo da nastavimo sa radom još 10 minuta. Ovo, iako na oko ne izgleda kao metoda koja pomaže, ima efekta jer smo ograničili sebe na samo 10 minuta rada onoga što ne volimo umjesto nekoliko sati, te smo sebi dali priliku u tih 10 minuta da se zagrijemo i počnemo sa radom, da će nam uglavnom biti žao i nepotrebno prestajati sa radom kad smo već počeli. Naš mozak će puno lakše pripremiti da radi nešto 10 minuta, makar to bila i neistina, nego da se pripremi na nekoliko sati rada. Druga dobra praksa kod prokrastinacija jeste, pošto je obično u pitanju jedan zadatak koji nam se nikako ne da raditi, da uzmemo i radimo nešto drugo sa To do liste, neki sitniji i manje zahtjevan zadatak. Iako na kraju nismo uradili taj veliki zadatak, nismo ni izgubili vrijeme gledajući serije, listajući društvene mreže i slično, već smo skinuli nekoliko manjih taskova sa liste, što je i dalje ipak produktivno.

Nadam se da vam je ovo bilo korisno. Ako isprobate neki od ovih savjeta i trikova ili znate za još neke podijelite to sa nama.

Preuzeto sa: freelancing.ba