Većina savjeta za upravljanje vremenom koje su nas ikad učili pogrešna je.
U nekom trenutku svog života vjerojatno ste naučeni o stvari o upravljanju vremenom. Možda ste pohađali tečaj, pročitali knjigu o njemu ili pokušali isplanirati i odrediti prioritete u svom danu pomoću organizatora, ali ipak ne uspijete sve obaviti na vrijeme. Zašto se čini da u današnjem svijetu naprednih alata stvorenih za ubrzavanje naših zadataka uvijek zaostajemo? Zašto se sa svim tehnologijama stvorenim za pojednostavljivanje života suočavamo s tolikim beskrajnim stresom? Čak i s više slobode, ne možemo naći vremena za druženje s ljudima onoliko koliko bismo željeli, čak i nakon što smo toliko vremena posvetili društvenim mrežama? Razlog je jednostavan: većina savjeta za upravljanje vremenom koje su nas ikad učili pogrešna je, piše hr.graphistik.com.
Upravljanje vremenom ne postoji. Htjeli vi to ili ne, vrijeme i dalje prolazi. Svima je isto. Možda vas ne bi iznenadilo, ali ono što treba naučiti je samoupravljanje. Kako ide Paretovo pravilo, 80 posto rezultata stvara se s 20 posto akcije. Jedina kvaka ovdje je odabir pravih akcija! Kad se to kaže, krenimo u detalje samoupravljanja i kako vam ovi savjeti za upravljanje vremenom mogu pomoći da bolje organizirate svoj život.
Savjet za upravljanje vremenom br. 1: Snimite sve svoje aktivnosti nekoliko tjedana i izradite raspored
Umjesto da sami sebi napravite raspored od početka, pokušajte snimiti i analizirati svoje svakodnevne aktivnosti kako biste shvatili koliko vremena se troši na stvaranje rezultata i koliko se vremena gubi na neproduktivne radnje. Te aktivnosti mogu uključivati vaše misli, razgovore, zadatke, događaje i druge poslove s kojima ćete se redovito susretati.
Kad steknete okvirnu ideju o tome kako ste do danas vodili svoj raspored, pokušajte pronaći načine da ga poboljšate. Stvaranje učinkovitog rasporeda nije najlakši zadatak. Ako je razumijevanje kako u potpunosti iskoristiti svoje vrijeme za vas sofisticirana stvar, zasad ne bi bilo loše obratiti se profesionalnom savjetniku. Ako osjećate, možda nećete lako pronaći dobrog savjetnika u svom susjedstvu; za pomoć se možete obratiti mrežnom portalu za savjetovanje poput BetterHelp.com.
Savjet za upravljanje vremenom br. 2: Dodijelite rokove svojim ciljevima
Postavljanje ciljeva presudno je za postizanje bilo čega u životu. Međutim, ono što je još važnije je razbijanje vaših dugoročnih ambicija na kratkoročne zadatke i njihovo raspoređivanje u skladu s tim. Bilo kojem događaju koji je dio vašeg ciljanog cilja mora biti određeno vrijeme. Stvaranje rokova za zadatke visokog prioriteta, čak i ako nisu najhitniji, bio bi korak u pravom smjeru.
Savjet za upravljanje vremenom br. 3: Dajte prioritet svojim zadacima.
Prije nego što odlučite kako organizirati svoje odgovornosti, morate analizirati svoj raspored i zapitati se koji su zadaci najvažniji. Jednom kada znate na što ciljate, možete nastaviti s izradom popisa zadataka poredanih u opadajućem redoslijedu prioriteta i hitnosti.
Počnite raditi na zadacima za koje smatrate da su najbitniji ili najhitniji. Još jedan učinkovit i popularan način davanja zadataka prioritetu jest dijeljenje u sljedeća četiri kvadranta (kategorije), poznata i kao Eisenhowerova matrica odlučivanja. Oni su sljedeći:
- Važno i hitno (rokovi, problemi)
- Važno, ali ne i hitno (odnosi, upravljanje, organizacija, zdravlje)
- Nije važno, ali hitno (prekidi, okupljanja, sastanci, povremene aktivnosti)
- Nije važno i nije hitno (Slobodno vrijeme, ometanje, gubljenje vremena)
Što je kategorija viša – to više prioriteta morate dodijeliti!
Savjet za upravljanje vremenom br. 4: Ne pokušavajte ništa učiniti
Razvijte naviku prepuštanja svog posla. Cilj je obaviti više posla za manje vremena. Jedan od načina da učinimo naša 24 sata dana produktivnijima je tako što postajemo učinkovitiji u onome što radimo. Međutim, ne treba dugo shvatiti da čak i vi imate svoja ograničenja. Možda će vam se ponekad dogoditi da sve napravite sami, čak i ako ste stručnjak za to, a pronalazak nekoga tko će obaviti posao umjesto vas za nešto vrijedno (u većini slučajeva to je novac!) Možda samo budi najrazumnija stvar. Poznavanje vaših ambicija, stvaranje plana i dopuštanje pravim ljudima da preuzmu vodstvo za vas mogu vam pomoći da maksimizirate produktivnost. U početku će vam trebati malo vremena i truda da pronađete ljude kojima možete vjerovati, no neće vam trebati puno vremena da shvatite koliko bi vaša investicija mogla biti važna.
Zapamtite, ne trebate sve raditi – samo trebate sve obaviti!
Savjet za upravljanje vremenom br. 5: Izbjegavajte multitasking i usredotočite se na svoje zadatke jedan po jedan
Unatoč popularnom vjerovanju, istodobno bavljenje više od jednog posla može biti kontraproduktivno. Višezadaćnost može smanjiti kvalitetu vašeg posla zbog čega ćete propustiti važne detalje i usporiti vas zbog stalnog ometanja od istovremenih zadataka. Također, to može oštetiti vašu kreativnost jer uključuje korištenje puno vaše privremene memorije. Umjesto da se prebacujete s jedne grane na drugu, pametnije bi bilo izvršiti zadatak s nepodijeljenom pažnjom prije nego što prijeđete na sljedeću.
Savjet za upravljanje vremenom br. 6: Sklonite svoje smetnje i izbjegavajte odugovlačenje
Vjerojatno vam nije nimalo pametno što morate blokirati svaku distrakciju koja bi mogla ometati vaš svakodnevni napredak. Međutim, to je lakše reći nego učiniti. Možda ćete se ponekad morati prisiliti na ispravnu stvar. Sklonite telefon ako ga ne morate imati. Klonite se društvenih mreža. Stvorite minimalistički radni prostor sa samo potrebnim stvarima u blizini i oko sebe.
Ometanja ne moraju uvijek biti fizička ili materijalistička. Iako ste možda fizički prisutni i činite se pažljivim pri izvršavanju svojih zadataka, možda postoje problemi poput panike, tjeskobe; stres uzrokovan raznim razlozima poput problema u vezama ili straha od propuštanja roka koji vam može preuzeti koncentraciju i natjerati vas na odugovlačenje.
Savjet za upravljanje vremenom br. 7: Osigurajte 15-30 minuta ujutro za planiranje dana
Buđenje ujutro bez ideje o tome kada i kako biste trebali rješavati svoje zadatke može stvoriti zabune i zaboraviti važne stvari. Još gore, u vašem bi umu moglo nastati zabluda da možete preuzeti više odgovornosti nego što ste sposobni. U svakom slučaju, tako ne biste trebali ići sa svojim svakodnevnim dužnostima.
Omogućite 15 do 30 minuta svakog dana ujutro da rasporedite svoje zadatke za dan pred nama i dopustite još 5 minuta noću da brzo pogledate dnevni red vašeg sljedećeg dana. Štoviše, ne bi bila loša ideja, svake nedjelje navečer ukratko planirati tjedan.
Savjet za upravljanje vremenom br. 8: Pravite pauze, jedite u pravo vrijeme i budite zdravi
Nema ništa važnije od održavanja kondicije i zdravlja. Bez obzira koliko vaš dan mogao biti naporan, da biste bili produktivniji, morate praviti redovite pauze i jesti obroke u pravo vrijeme. Za odmor vašeg mozga dovoljno je samo 10 do 15 minuta pauze. Ove minute možete koristiti za slušanje glazbe, gledanje kratkih video isječaka, čitanje zanimljivog članka ili bavljenje nekom blažom vježbom. Neki odlaze u krevet dok im se briga vrti u glavi, teško zadrijemajući. Ako ste jedan od takvih, pokušajte meditirati nekoliko minuta ili raditi nešto u čemu uživate prije odlaska u krevet.
Savjet za upravljanje vremenom br. 9: Zakažite vrijeme za prekide
Jeste li ikada primijetili da vaš raspored uglavnom zaostaje za onim što ste prvotno planirali? Koliko god se trudili, bez obzira koliko bili sigurni u činjenicu da ste stigli na vrijeme; češće ćete se možda naći u zaostatku. To je zato što možda niste uzimali u obzir prekide s kojima biste se mogli suočiti tijekom dana tijekom izrade rasporeda.
Razmislite o tome da u svoj raspored dodate oko 20 do 25 posto dodatnog vremena kako biste uzeli u obzir prekide u planovima.
Savjet za upravljanje vremenom br. 10: Nagradite sebe
Nagrađivanje sebe nakon svakog postignutog cilja može vam se činiti naivnim i nepotrebnim, ali nije li se u školi osjećalo sjajno primiti poklon za zadržavanje dobrih ocjena? Nagrade u bilo kojoj dobi mogu vas držati nadahnutima i motiviranima da krenete pravim putem. Oni mogu varirati od nečega što je malo kao komad torte do nečeg ohrabrujućeg poput kratkog odmora.
Također, dajte si malo vremena za druženje s drugim ljudima. Pokušajte razgovarati s ljudima koji vas nadahnjuju ili s nekim kome se divite.
I na kraju, ali ne najmanje važno, pokušajte zadržati pozitivan i realan način razmišljanja! Možda se približavate katastrofi ili vam nedostaje vremena za izvršavanje nekih važnih zadataka. Vjerovali ili ne, čak i u ovakvoj situaciji, ostavljajući neko vrijeme sve da radite nešto što volite, prije nego što nastavite sa svojim ključnim zadatkom, možda ćete samo promijeniti! Zapamtite da je život putovanje, a ne odredište! Vozite se poput tobogana – živite i uživajte!
Preuzeto sa: akta.ba